In diesem Beitrag erklären wir dir wie du deine Daten mit Hilfe von Exceltabellen in EASI Control importieren kannst.
Der Beitrag ist in folgende Abschnitte unterteilt:
- Anleitung zum Import
- Welche Daten können importiert werden?
- Wann werden die Daten übertragen?
- Welche Voraussetzungen müssen für den Import erfüllt sein?
- Wichtige Hinweise
Der Import kann lediglich vom PC durchgeführt und verwaltet werden. Über die mobile App ist kein Import möglich.
Welche Daten können importiert werden?
Mit Hilfe der Exceltabellen können sämtliche Daten zu deinen Mitarbeitern, zu deinen Arbeitsstätten und sogar zu der bisherigen Einsatzplanung importiert werden. Welche Daten dabei genau importiert werden können erfährst du in der folgenden Auflistung:
Mitarbeiterimport:
- Vor- und Nachname
- Personalnummer
- Position im Unternehmen
- Teamzugehörigkeit
- Vorgesetzter
- Benutzerkonto anlegen
- E-Mail Adresse
- Telefonnummer
- Mobilnummer
- Straße, Stadt, PLZ, Land
- Geburtsdatum
Arbeitsstättenimport:
Hier werden die folgenden Daten übernommen:
- Name
- Arbeitsstätten-Typ
- Beschreibung
- Kostenstelle
- ManagerIn
- Verantwortliche Person vor Ort
- Interne Sachbearbeitung
Achtung:
- Die Adresse der Arbeitsstätte wird nicht mit importiert und müssen personell nachgetragen werden.
- Zuständige MitarbeiterInnen müssen mit der entsprechenden Personalnummer angegeben werden, damit die Zuordnung richtig erfolgt. Die Mitarbeiter sollten vorher also bereits aufgenommen worden sein.
Einsatzplanung
- Mitarbeiter
- Zuordnung zur bestimmten Arbeitsstätte
- Zeitraum der Zuordnung
Sollten sich bei dem Abgleich der Mitarbeiter/Arbeitsstätten Abweichungen in bereits bestehenden Daten ergeben oder neue Daten vorhanden sein, werden diese in EASI Control übernommen. So musst du Änderungen nicht mehrmals erfassen.
Wann werden die Daten übertragen?
Der Import wird direkt vorgenommen, sobald du die ausgefüllte Exceltabelle hochlädst. Je nach dem wie viele Daten du einspielen möchtest kann das einen Moment dauern. Sobald der Upload erfolgt ist, bekommst du eine Mitteilung ob der Import erfolgreich war, oder welche Daten gegebenenfalls nicht übernommen werden konnten.
War der Upload erfolgreich, kannst du deine Verwaltung mit EASI Control weiterführen. Schau gerne mal in unseren Beiträgen für die Mitarbeiterverwaltung und Arbeitsstätten rein, um bestens Informiert zu sein.
Welche Voraussetzungen müssen für den Import erfüllt sein?
Welche Daten müssen vorliegen?
Folgende Pflichtangaben müssen in den Tabellen ausgefüllt sein, damit der Import erfolgreich ist:
Mitarbeiterimport
- Name, Vorname des Mitarbeiters
Arbeitsstättenimport
- Name der Arbeitsstätte
Einsatzplanung
- Nachname, Vorname des Mitarbeiters
- Personalnummer
- Name der Baustelle mit Kostenstelle
Wir empfehlen an dieser Stelle allerdings ausdrücklich, möglichst viel Angaben zu machen, damit eine Nacharbeitung der einzelnen Daten vermieden wird.
WICHTIG:
Bitte beachte die Erläuterung auf den jeweiligen Excel-Tabellen. Damit der Import klappt, müssen die Anweisungen vollständig erfüllt sein.
Wer kann den Import durchführen?
Um den Import von EASI Control aus starten zu können benötigst du zum einen eine Admin-Lizenz bei EASI Control und und musst dich an einem PC bei EASI Control anmelden.
Wichtige Hinweise
Mitarbeiterimport
Solltest du in deiner Firma mehrere Personen mit genau dem gleichen Vor- und Nachnamen haben, werden die Daten überschrieben, da das Programm davon ausgeht, dass es sich hierbei um die gleiche Person handelt. In diesem Fall sollte einer der Namen angepasst werden, damit es zu keiner Überschreibung kommt.
| Möchtest du die Daten von einer Tabelle in unsere Vorlage kopieren, achte darauf dass du beim Einfügen deiner Daten die Funktion "Werte einfügen" verwendest. |
Arbeitsstättenimport
Arbeitsstätten mit der gleiche Kostenstelle werde überschrieben, da das Programm die Zuordnung aufgrund der Kostenstellennummer vornimmt. Achte also darauf, dass sich keine Doppelungen ergeben.
Einsatzplanung
Lasse keine leeren Zeilen zwischen deinen Mitarbeitern. Sobald eine leere Zeile vorliegt endet das Auslesen des Programms und deine Daten werden nicht vollständig übernommen.
Anleitungen zum Import
Nun bist du bestens informiert um mit deinem Datenimport zu starten!
Hier findest du sämtliche Anleitungen zu den Importarten:
Du hast noch ein paar Schwierigkeiten in diesem Bereich? - Kein Problem!
Gerne helfen wir dir weiter!
Du erreichst uns ganz einfach über unser Kontaktformular.
Dein EASI Control Team!
Kommentare
0 Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.