123erfasst und EASI Control

In diesem Beitrag erklären wir dir wie du deine Daten aus 123erfasst in EASI Control importieren kannst. 

Der Beitrag ist in folgende Abschnitte unterteilt: 

Welche Daten können importiert werden? 

Was genau passiert bei dem Import und wann werden die Daten übertragen?

Welche Voraussetzungen müssen für den Import erfüllt sein?

Übernahme der Mandantenstruktur

Wichtige Hinweise

Anleitung zum Import

Der Import kann lediglich vom PC durchgeführt und verwaltet werden. Über die mobile App ist kein Import möglich.

Welche Daten können importiert werden? 

Über die Schnittstelle zu 123erfasst können sämtliche Stammdaten zu deinen Mitarbeitern, Arbeitsstätten, Teams, die Einsatzplanung und Fremdfirmen importiert werden, die du bei 123erfasst gespeichert hast. Dabei kannst du auswählen ob du alle Bereiche übernehmen möchtest, oder nur einzelne. 

Mitarbeiterimport: 

Hier werden die folgenden Daten übernommen:

• Vor- und Nachname
• Personalnummer
• Geburtsdatum
• E-Mail Adresse
• Telefonnummer
• Mobilnummer
• Straße, Stadt und PLZ
• Eintritts- & Austrittsdatum

Achtung:

Weitere Daten und Zuordnungen wie die Managereigenschaft, Teamzugehörigkeit oder eine Zuordnung zu Geräten/Arbeitsstätten muss über EASI Control eingepflegt werden. Es werden lediglich die Stammdaten übernommen. 

Arbeitsstättenimport:

Hier werden die folgenden Daten übernommen:

• Name
• Straße, Stadt, PLZ
• Beschreibung 
• Kostenstelle (Zusammensetzung aus "Id* - Kostenstellenname" in 123erfasst)
• ein zugewiesener Bauleiter

Sollten sich bei dem Abgleich der Mitarbeiter/Arbeitsstätten Abweichungen in bereits bestehenden Daten ergeben oder neue Daten vorhanden sein, werden diese in EASI Control übernommen. So musst du Änderungen nicht mehrmals erfassen und kannst dich darauf verlassen, das die Programme die gleichen Informationen beinhalten.

Einsatzplanung

Hier werden die folgenden Daten übernommen:

• aktuelle Mitarbeiterplanung für die Arbeitsstätten (Planung in 123erfasst)

Sollten deine Mitarbeiter oder Arbeitsstätten nicht auch in EASI Control zuvor gespeichert worden sein, kann die Zuordnung nicht erfolgen und es passiert an dieser Stelle nichts mit den Daten.

Teams

Hier werden die folgenden Daten übernommen:

• bestehende Teams werden mit den entsprechenden Mitarbeitern erstellt

Das Team wird Neuerstellt oder mit dem Teammitgliedern aktualisiert, sollte es bereits in EASI Control vorhanden sein.

ACHTUNG:

Wenn die Teammitglieder nicht als Mitarbeiter in EASI Control vorhanden sind, erfolgt keine Zuordnung.

Fremdfirmen

Hier werden die folgenden Daten übernommen:

• Firmenname
• Straße, PLZ & Stadt
• E-Mail-Adresse

Die Fremdfirma wird Neuerstellt oder aktualisiert, sollte es bereits in EASI Control vorhanden sein.

Was genau passiert bei dem Import und wann werden die Daten übertragen?

Du kannst auswählen, ob du einen einmaligen Import durchführen möchtest oder einen täglichen Abgleich durchführen willst.

Mitarbeiter & Arbeitsstätten

Möchtest du deine Mitarbeiter/Standorte weiterhin über 123erfasst verwalten?

Dann empfehlen wir dir den täglichen Import. Dabei werden deine Daten in 123erfasst jede Nacht abgerufen und mit den Daten in EASI Control verglichen - der Abgleich findet dabei bis 7:30 Uhr morgens statt.

Sollten sich bei dem Abgleich der Mitarbeiter/Arbeitsstätten Abweichungen in bereits bestehenden Daten ergeben oder neue Daten vorhanden sein, werden diese in EASI Control übernommen. So musst du Änderungen nicht mehrmals erfassen und kannst dich darauf verlassen, das die Programme die gleichen Informationen beinhalten.

Wenn du deine Verwaltung über EASI Control vornehmen möchtest reicht auch der einmalige Import deiner Daten. Danach kannst du deine Verwaltung mit EASI Control weiterführen. Schau gerne mal in unseren Beiträgen für die Mitarbeiterverwaltung und Arbeitsstätten rein, solltest du dich für diesen Weg entscheiden. 

Einsatzplanung

Bei der Einsatzplanung wird darauf geachtet welche Planung gerade in 123erfasst vorliegen. Dabei werden sämtliche Daten wie folgt ausgewertet:

• Liegt das Enddatum der Planung in der Gegenwart/Zukunft werden die Mitarbeiter zu den entsprechenden Arbeitsstätten in EASI Control zugeordnet.
• Liegt das Enddatum der Planung in der Vergangenheit liegt, werden die Mitarbeiter von der entsprechenden Arbeitsstätte entfernt. 

Wichtig: Die Zuordnung kann nur erfolgen wenn die entsprechenden Mitarbeiter und Arbeitsstätten bereits in EASI Control vorhanden sind. Damit es da zu keinen Problemen kommt, empfehlen wir dir den Import der Einsatzplanung immer mit dem Mitarbeiter- und Arbeitsstättenimport vorzunehmen.

So sind deine Mitarbeiter immer den richtigen Arbeitsstätten zugeordnet.

Team

Wenn du deine Teams aus 123erfasst importierst, wird geprüft ob es bereits ein Team mit demselben Namen in EASI Control gibt. Demnach wird ein Team entweder Neuerstellt, oder nur verglichen und um fehlende Mitarbeiter ergänzt. Dabei werden nur die aktuell vorhandenen Teams einbezogen.

Welche Voraussetzungen müssen für den Import erfüllt sein?

Welche Daten müssen vorliegen?

Ein Datenimport ist natürlich nur möglich, soweit die Daten bei 123erfasst vorliegen.

Folgende Daten müssen bei 123erfasst vorhanden sein, damit der Import erfolgreich ist:

Mitarbeiterimport

Die Person wurde als Mitarbeiter bei 123erfasst gespeichert. Es handelt sich um einen aktiven Mitarbeiter. Der Vor- und Nachname und Personalnummer (ID in 123erfasst) liegt vor. Die Personalnummer dient hier als auschlaggebendes Identifikationsmerkmal. 

Achtung: Die Mitarbeiter werden anhand der Personalnummer importiert.

Jede Personalnummer wird nur einmal akzeptiert. 
Sollten Personalnummer bei inaktiven/gelöschten Mitarbeiter erneut vorkommen, sollten diese verändert werden.

Arbeitsstättenimport

Es handelt sich um eine aktive Arbeitsstätte. Name der Arbeitsstätte liegt vor. Kostenstelle der Arbeitsstätte liegt vor. Die Kostenstelle setzt sich dabei wie folgt zusammen: (Projekt-ID - Kostenstellenname)

Achtung: Wenn die Kostenstellen mehrmals für unterschiedliche Projekte aufgenommen werden, werden diese Daten in EASI Control überschrieben und nicht neu angelegt. 

Einsatzplanung

Es werden die aktuell vorhandenen Planungen aus 123erfaasst übernommen.

Die Mitarbeiter (Vor- & Nachname) und Arbeitsstätten (Kostenstelle) sind bereits in EASI Control vorhanden (es reicht wenn du den Import der Einsatzplanung mit dem Import der Mitarbeiter und Arbeitsstätten vornimmst).

Achtung: Wenn nach einem Import, die Planung in 123erfasst gelöscht wird, wird die Löschung nicht durch einen weiteren Import in EASI Control übernommen. 

Die Einsatzplanung bleibt in EASI Control also bestehen. 

Teams
Das Team muss in 123erfasst aktuell vorhanden sein und die zuzuordnen Mitarbeiter (Vor- & Nachname) muss in EASI Control bereits geben. 

Achtung: Wenn nach einem Import, das Team in 123erfasst gelöscht wird, wird die Löschung nicht durch einen weiteren Import in EASI Control übernommen. 

Das Team bleibt in EASI Control also bestehen. 

Wer kann den Import durchführen? 

Um den Import von EASI Control aus starten zu können benötigst du zum einen eine Admin-Lizenz bei EASI Control und gültige Anmeldedaten für 123erfasst. 

Jeder der diese Voraussetzungen erfüllt, kann den Import somit starten. 

Übernahme der Mandantenstruktur

Liegt in 123erfasst eine Mandantenstruktur vor, die in EASI Control übernommen werden soll muss ein Benutzer für jeden Mandanten angelegt werden der übermittelt werden soll. 
Jeder Benutzer kann die Daten des Mandanten und derer Untermandaten importieren. Sollte hier eine Importeinschränkung auf z.B. bestimmte Mitarbeiter benötigt werden, muss die Berechtigung des Benutzers in der Rollenverwaltung entsprechend eingeschränkt werden.

Die Schnittstelle muss für jeden Mandanten einzeln eingestellt werden. Dabei wird die Schnittstelle mit dem jeweiligen Benutzer in 123erfasst aktiviert, der auch in 123erfasst in diesem Mandanten angelegt wurde.

 

Wichtige Hinweise

Mitarbeiterimport

Wenn Mitarbeiter über 123erfasst auf inaktiv gesetzt oder gelöscht werden, werden die Daten auch in EASI Control archiviert. 

Solltest du in deiner Firma mehrere Personen mit genau dem gleichen Vor- und Nachnamen und der gleichen Personalnummer (ID in 123erfasst) haben, werden die Daten des "ersten" Mitarbeiters mit den übernommen. In diesem Fall sollte jeder Mitarbeiter eine individuelle Personalnummer in 123erfasst erhalten.

Arbeitsstättenimport

Die Arbeitsstätten werden anhand der Kostenstelle übernommen. Sollte eine Kostenstelle mehrmals bei 123erfasst verwendet worden sein, werden die Standorte überschrieben. Das bedeutet, das der erste Standort mit dem letzten Standort überschrieben wird und nur der letztere bei EASI Control existiert. 

Um dies zu vermeiden sollte jede Arbeitsstätte individuelle Kostenstelle erhalten (ggf. sollte ein Zusatz erfolgen). Die Kostenstelle in EASI Control wird aus der Projekt-ID und dem Kostenstellennamen aus 123erfasst zusammengesetzt.

Einsatzplanung

Der Import schaut sich immer nur an, welche Daten es in 123erfasst gibt und importiert diese in EASI Control.

Wenn also eine manuelle Zuordnung in EASI Control erfolgt ist, dessen Planung in 123erfast nicht vorhanden ist, wird diese manuelle Zuordnung nicht angefasst und bleibt bestehen.

Sollte es aber eine entsprechende Planung auch in 123erfasst geben, wird auch die manuelle Zuordnung entsprechend überschrieben. 

Das bedeutet auch:

Wenn nach einem Import, die Planung in 123erfasst gelöscht wird, wird die Löschung nicht durch einen weiteren Import in EASI Control übernommen, da es die Planung ja nicht mehr gibt. Die Einsatzplanung bleibt in EASI Control also bestehen und wird nicht angepasst.

Teams

Der Import von Teams wirkt immer nur ergänzend.

Das bedeutet:

Es wird immer nur geguckt, ob die Teammitglieder aus 123erfasst bereits in den Teams in EASI Control vorhanden sind. 

Dabei wird nicht geprüft ob darüber hinaus weitere Mitarbeiter in dem Team bestehen. Wenn weitere Mitarbeiter vorhanden sind, werden diese nicht beeinflusst und bleiben stets bestehen. 

Sollten in 123erfasst also Mitarbeiter aus einem Team gelöscht werden, wird diese Löschung nicht importiert. Das Entfernen von Mitarbeitern aus einem Team muss in EASI Control also manuell erfolgen. 

Anleitungen zum Import mit 123erfasst

Anleitung zum Mitarbeiterimport

Anleitung zum Arbeitsstättenimport

Du hast noch ein paar Schwierigkeiten in diesem Bereich? - Kein Problem! 

Gerne helfen wir dir weiter! 

Du erreichst uns ganz einfach über unser Kontaktformular. 

Dein EASI Control Team!